Introduction
Depuis le 1er décembre 2023, une nouvelle procédure de vérification obligatoire des lettres d’acceptation est entrée en vigueur au Canada.
Désormais, les établissements d’enseignement désignés (EED) doivent confirmer l’authenticité des lettres d’acceptation soumises dans les demandes de permis d’études, dans un délai de 10 à 15 jours civils après la réception du dossier par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC).
Cette mesure vise à contrer la fraude, mais elle a aussi eu un effet collatéral : un nombre croissant de demandes de permis d’études fermées prématurément, car l’école n’a pas effectué la vérification à temps.
Prenons l’exemple d’Amira, admise à un collège public de Toronto. Après avoir soumis sa demande de permis d’études, son dossier a été fermé sans préavis. La raison ? Son établissement n’a jamais confirmé la validité de sa lettre d’acceptation dans les délais prescrits. Résultat : demande annulée, frais perdus temporairement, et obligation de recommencer à zéro.
📌 Conséquences immédiates :
- La demande de permis d’études est fermée et non traitée.
- Les frais de traitement sont remboursés dans un délai moyen de 6 à 8 semaines.
- Le demandeur doit soumettre une nouvelle demande complète, avec de nouveaux frais.
Ce guide complet vous explique pourquoi cette situation survient, comment l’éviter et quelles solutions adopter pour déposer une nouvelle demande solide et validée par IRCC.
1. Pourquoi IRCC a-t-il refusé votre demande de permis d’études ?
1.1. La nouvelle obligation de vérification par les établissements
Depuis le 1er décembre 2023, IRCC exige que chaque établissement d’enseignement désigné (EED) confirme la validité des lettres d’acceptation qu’il émet.
Cette vérification se fait via le Portail de vérification d’IRCC, un outil en ligne sécurisé qui permet à l’établissement de valider officiellement chaque lettre liée à une demande.
⏱ Délai imposé :
- 10 jours civils pour effectuer la vérification (standard)
- 15 jours civils (délai transitoire accordé à certains établissements)
Si la vérification n’est pas complétée dans ce délai, le système d’IRCC ferme automatiquement la demande.
Aucune relance n’est envoyée au demandeur, et aucun recours n’est prévu.
💬 En clair :
Même si votre lettre d’acceptation est légitime, l’absence de vérification électronique par l’école suffit pour que votre demande soit considérée incomplète et rejetée.
1.2. Pourquoi IRCC impose cette vérification ?
Cette politique découle d’un problème croissant : la fraude aux lettres d’acceptation.
Certaines personnes soumettaient de fausses lettres, émises par des établissements non autorisés ou totalement fictifs.
L’objectif d’IRCC est donc double :
- ✅ Protéger les étudiants internationaux contre les escroqueries.
- ✅ Garantir que seules les admissions réelles dans des EED reconnus mènent à l’obtention d’un permis d’études.
En conséquence, la responsabilité administrative incombe désormais à l’école.
Si l’établissement n’effectue pas la vérification, la demande est fermée automatiquement, sans faute du demandeur.
2. Comment éviter un refus pour absence de vérification ?
2.1. Vérifier le statut de votre établissement avant de postuler
Avant même de soumettre votre demande, assurez-vous que :
- Votre école figure sur la liste officielle des établissements d’enseignement désignés (EED) publiée sur le site d’IRCC.
- L’établissement dispose d’un accès actif au Portail de vérification.
- Le service des admissions comprend bien la nouvelle obligation de validation.
💡 Astuce :
Les collèges publics et universités canadiennes respectent généralement ces délais, mais certains établissements privés ou nouveaux EED peuvent rencontrer des retards administratifs.
2.2. Confirmer la vérification avant de soumettre une nouvelle demande
Si votre demande a été fermée, ne déposez pas immédiatement une nouvelle demande.
Prenez d’abord le temps de :
- 📧 Contacter le service des admissions ou le registraire de votre établissement.
- 📄 Demander une confirmation écrite que la vérification a bien été effectuée dans le système IRCC.
- 🔍 Vérifier la date exacte de la validation.
💬 Certains établissements envoient une attestation de validation, qui peut être jointe à votre nouvelle demande pour accélérer le traitement.
2.3. Préparer une nouvelle demande complète et cohérente
Lors de la nouvelle soumission :
- Utilisez la dernière version du formulaire de demande de permis d’études.
- Téléversez une nouvelle lettre d’acceptation officielle (datée et signée).
- Joignez une preuve de vérification de la lettre (si disponible).
- Incluez une lettre d’explication mentionnant la fermeture administrative de la première demande.
Cette lettre doit démontrer votre bonne foi et expliquer que le problème provenait de l’établissement, non de vous.
📑 Liste de contrôle des documents :
| Document | Statut requis |
|---|---|
| Lettre d’acceptation validée par l’EED | Obligatoire |
| Preuve de fonds (relevés bancaires, bourse, garant) | Obligatoire |
| Lettre d’explication (motifs du refus initial) | Recommandée |
| Passeport valide | Obligatoire |
| Reçu de paiement des frais de traitement | Obligatoire |
🚨 Rappel : Les frais de traitement (150 $CAD) doivent être payés à nouveau, car IRCC ne réévalue pas une demande fermée.
3. Que faire si votre établissement tarde à vérifier la lettre ?
3.1. Relancer le service des admissions rapidement
Dès la soumission de votre demande :
- Envoyez un courriel officiel au service des admissions.
- Rappelez-leur qu’ils ont 10 jours pour effectuer la vérification dans le système IRCC.
- Demandez une confirmation écrite lorsque la vérification est faite.
💬 Exemple de message :
« Bonjour,
Je vous écris pour confirmer que ma lettre d’acceptation a été vérifiée dans le portail d’IRCC.
Ma demande de permis d’études est en cours depuis le [date].
Pourriez-vous me confirmer la date de validation ? »
Un ton professionnel et courtois favorise une réponse rapide.
3.2. Changer d’établissement en cas de difficultés récurrentes
Si votre établissement ne répond pas ou ne respecte pas les délais :
- Vous pouvez demander le transfert de votre admission vers un autre EED.
- Le nouvel établissement émettra une nouvelle lettre d’acceptation que vous pourrez soumettre à IRCC.
💡 Conseil :
Avant de changer d’école, vérifiez que le nouvel établissement est bien sur la liste des EED autorisés et qu’il dispose d’un processus de vérification efficace.
3.3. Signaler un problème à IRCC
Si l’établissement ne coopère pas malgré plusieurs relances :
- Vous pouvez soumettre un formulaire Web à IRCC pour signaler la situation.
- Joignez les preuves de vos communications avec l’école.
Même si IRCC ne rouvre pas la demande, cela permet de documenter le dossier et d’éviter toute suspicion de fraude lors d’une nouvelle demande.
4. Conseils stratégiques pour une nouvelle demande réussie
🧩 4.1. Rédiger une lettre d’explication convaincante
IRCC apprécie la transparence.
Dans votre lettre d’explication, indiquez :
- Que la demande précédente a été fermée uniquement pour des raisons administratives.
- Que vous avez depuis obtenu la confirmation officielle de l’établissement.
- Que vous avez revu tout le dossier pour assurer sa conformité.
Un ton clair, poli et professionnel renforce votre crédibilité.
💰 4.2. Prévoir le remboursement et le nouveau paiement
Les frais de traitement initiaux sont remboursés sous 6 à 8 semaines après la fermeture de la demande.
Cependant, ce remboursement ne conditionne pas votre nouvelle soumission : vous pouvez redéposer immédiatement une nouvelle demande.
💡 Astuce :
Utilisez un moyen de paiement différent pour éviter tout blocage de transaction ou confusion entre les deux demandes.
🕒 4.3. Respecter les délais de traitement
Les délais de traitement varient selon les pays. En 2025 :
- En moyenne 6 à 10 semaines pour les demandes complètes.
- Les demandes fermées ou incomplètes peuvent ralentir les futures évaluations si elles ne sont pas accompagnées d’explications claires.
5. FAQ – Réponses aux questions les plus fréquentes
🔹 Puis-je contester la fermeture de ma demande ?
❌ Non. IRCC ne prévoit aucune procédure d’appel pour ce type de fermeture administrative.
La seule solution est de soumettre une nouvelle demande complète.
🔹 Combien de temps dure le remboursement ?
📌 En général, entre 6 et 8 semaines après la fermeture du dossier.
Le montant est reversé sur la carte utilisée pour le paiement initial.
🔹 Dois-je payer à nouveau les frais pour une nouvelle demande ?
✅ Oui. Chaque demande est évaluée séparément, même si la précédente a été fermée pour une raison externe.
🔹 Puis-je déposer une nouvelle demande immédiatement ?
✅ Oui. Vous pouvez soumettre une nouvelle demande dès que la vérification est confirmée par votre établissement.
🔹 Comment savoir si mon établissement a vérifié la lettre ?
Vous devez contacter directement le service des admissions.
Certaines écoles envoient un courriel automatique confirmant la validation dans le portail IRCC.
🔹 Que faire si mon école refuse de vérifier ?
Vous pouvez changer d’établissement ou signaler le problème à IRCC par le formulaire Web.
C’est souvent plus rapide que d’attendre une validation incertaine.
🔹 Cette nouvelle règle s’applique-t-elle à toutes les demandes ?
Oui. Depuis décembre 2023, toute demande de permis d’études (au Canada ou à l’extérieur) nécessite une vérification de la lettre d’acceptation par l’EED.
Conclusion
Un refus de permis d’études pour absence de vérification de la lettre d’acceptation n’est pas une condamnation définitive — c’est un incident administratif que vous pouvez corriger rapidement.
🔑 Points clés à retenir :
- ✅ Vérifiez que votre établissement est bien un EED autorisé et qu’il a accès au portail IRCC.
- ✅ Assurez-vous que la lettre d’acceptation est vérifiée dans les 10 à 15 jours suivant la demande.
- ✅ Joignez une preuve de vérification et une lettre d’explication dans votre nouvelle demande.
- ✅ Ne tardez pas à relancer votre établissement si la validation n’est pas confirmée.
💬 Besoin d’aide ?
Un consultant en immigration canadienne (CICC) peut vous assister pour préparer une nouvelle demande solide, éviter les erreurs et maximiser vos chances d’obtenir votre permis d’études au Canada.
